Gedeelde kosten

Rechtstreekse samenwerking met de leden 

Smals is een vzw en bestaat dus juridisch apart van haar leden in de publieke sector. Door de status als ‘in-house’ dienstverlener kunnen de leden aan Smals rechtstreeks specifieke ICT-opdrachten toevertrouwen, deze in overleg opstarten en voortdurend bijsturen. Dankzij het kostendelend mechanisme van Smals bouwen de leden diensten uit in gemeenschappelijk beheer, die ze onderling verrekenen.

Gezamenlijke ICT-aankopen 

Dankzij haar zuivere focus op ICT heeft Smals een ruime expertise opgebouwd op het vlak van ICT-aankoopprocedures. Door haar terreinkennis en schaalvoordelen slaagt Smals er systematisch in om competitieve prijzen te bedingen, voor de juiste producten en diensten, en te kiezen voor toekomstgerichte technologie, in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. Smals helpt de publieke sector bij ICT-aankopen dankzij systematisch overleg over gelijkaardige of gezamenlijke ICT-noden. In overleg met de G-Cloudpartners en met het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) wordt afgesproken welke instellingen welke overheidsopdrachten uitschrijven. 

Vaak bevatten ICT-raamovereenkomsten een clausule ‘overheidsopdrachtencentrale’: tijdens de looptijd van het contract kunnen andere overheden die dit wensen, producten of diensten afnemen aan dezelfde voorwaarden, zonder nood aan een nieuwe procedure. Publieke instellingen met gelijklopende ICT-noden vermijden zo de investering, het risico en de doorlooptijd van een aparte overheidsopdracht. 

Om de controle die de Inspectie van Financien bij sommige van de in de aankoopcentrale opgenomen organisaties op hun bestellingen uitvoert, vlotter te laten verlopen, sloot Smals met de Inspectie een samenwerkingsprotocol. 

Productiviteitsverhogende maatregelen 

Eén van de voordelen van samenwerking is dat er een bredere basis ontstaat voor maatregelen met het oog op kostenbesparing en productiviteitsverhoging. We kunnen denken aan: 

• verhoging van de productiviteit van de technische teams door toename van het volume aan G-Cloud-diensten en het aantal instellingen dat G-Cloud-diensten gebruikt zonder overeenstemmende toename van het daarbij betrokken personeeleffectief;
• het standaardiseren van het proces van herhaald software schrijven (release); via een speciaal daarvoor voorziene technische omgeving (Jenkins) beschikt Smals over een continue integratie tool voor compilatie van code, uitvoering van testen en release van toepassingen; het zorgt onder meer voor het perfect herhaalbaar bouwen en testen van nieuwe versies wat de kosten beperkt;
• het verder uitrollen van eAcademy als een dienst aan de leden waardoor schaalvoordelen ontstaan en de kosten van dit platform steeds ruimer gedeeld kunnen worden;
• het verkorten van de time-to-market door inzetten van webservices en software-interfaces die het mogelijk maken dat toepassingen met elkaar kunnen communiceren (API’s);
• het bekomen van zeer goede aankoopvoorwaarden, door terreinkennis en schaalvoordelen op het vlak van ICT-aankopen;
• het hergebruik van lastenboeken;
• het ondersteunen van hergebruik door een specifieke website ReUse waar concrete cases worden toegelicht en waar de software reuse catalogus wordt aangeboden; momenteel zijn er meer dan 100 componenten beschikbaar; door ervaringen, software-componenten en zelfs quasi integrale diensten uit te wisselen worden kosten vermeden, de bouw van toepassingen versneld en de complexiteit beperkt;
• toename van het aantal externe ICT-specialisten en gedetacheerden zonder overeenstemmende toename van het effectief van de ondersteunende diensten;
• minimalisering van het aantal niet productieve uren bij overschakeling naar andere projecten of andere taken.