Management Assistant

Functiebeschrijving

Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor het organiseren, uitvoeren en opvolgen van verschillende administratieve taken om de goede werking van de afdeling en de contacten met zowel interne als externe diensten te garanderen.

Dit houdt onder meer in:

• Administratieve ondersteuning verlenen aan de directie, de program managers, de verantwoordelijken en de medewerkers bij de organisatie en opvolging van diverse vergaderingen.
• Administratieve ondersteuning bieden aan het PSO en bij bepaalde HR-processen.
• Het onthaal organiseren van de consultants die binnen de afdeling werken.
• De taken van het secretariaat plannen en opvolgen, samen met de collega’s waarvan je ook back-up bent.
• Diverse dossiers behandelen om ze verder te kunnen afwerken.
• Instaan voor het administratieve beheer van de gebruikte tools zodat de gebruikte gegevens up-to-date zijn (bv. tabellen bijhouden en aanpassen, verschillende lijsten en bestanden bijwerken, Intranext, …).
• De regels inzake informatieveiligheid bij Smals kennen, respecteren en toepassen om de continuïteit van de organisatie te garanderen, alsook de vertrouwelijkheid, de integriteit en de terbeschikkingstelling van de verwerkte gegevens.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring en hebt meerdere jaren ervaring in het uitvoeren van administratieve en/of operationele taken.

• Je werkt vlot met MS Office.

• Je beheerst de tweede landstaal goed.

• Je communiceert vlot en toont een grote verantwoordelijkheidszin.

• Je bent enthousiast, geduldig en behulpzaam en weet assertief te zijn zonder je diplomatie te verliezen.

• Je houdt van sociaal contact en teamwork, maar kan ook zelfstandig werken en prioriteiten stellen.

• Je respecteert deadlines en bent flexibel.

• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd.

• Je hecht belang aan discretie.

Aanbod

• Je krijgt een gevarieerde, uitdagende en maatschappelijk relevante job waarbij je bijdraagt aan IT-oplossingen die een belangrijke rol spelen in de samenleving. Onze slogan 'ICT for society' weerspiegelt dit perfect.
• Zoek je een goede balans tussen werk en privéleven? Geniet van flexibele werkuren en maak gebruik van ons zeer uitgebreid telewerkbeleid.
• We bieden ruime interne en externe opleidingsmogelijkheden, waardoor je je technische skills en persoonlijke vaardigheden voortdurend kunt aanscherpen.
• We bieden je een competitief salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, maaltijdcheques, ecocheques, vergoeding voor je woon-werkverkeer (fiets – openbaar vervoer), …
• Via ons 'Benefits at Work'-platform geniet je van mooie kortingen op mode, elektronica, daguitstappen, vakantieverblijven, …
• We voeren een gelijkekansenbeleid en vinden o.a. equal pay belangrijk.