Management Assistant

Description

En tant que Management Assistant, vous êtes chargé d'organiser, d'exécuter et de suivre diverses tâches administratives dans le but de garantir le bon fonctionnement de la division ainsi que les contacts avec les services internes et externes.

Cela implique entre autres de :

• Fournir un soutien administratif à la Direction, aux Directeurs de Programmes, aux responsables et aux collaborateurs pour l’organisation et le suivi de diverses réunions.
• Fournir un support administratif pour le PSO et pour certains processus HR.
• Organiser l’accueil des consultants qui travaillent au sein de la division.
• Assurer le planning et le suivi des tâches du service secrétariat avec les membres de l’équipe, être back-up des collègues.
• Traiter divers dossiers en vue de les compléter.
• Veiller à la gestion administrative des outils utilisés afin que les données soient à jour (par exemple, tenir et ajuster des tableaux, mettre à jour diverses listes, fichiers, Intranext...).
• Connaître, respecter et appliquer les règles de sécurité de l'information chez Smals afin de garantir la continuité de l'organisation, ainsi que la confidentialité, l'intégrité et la mise à disposition des données traitées.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bachelier ou équivalent par l’expérience et disposez d’une expérience de plusieurs années dans l’exécution de tâches administratives et/ou opérationnelles.

• Vous maîtrisez MS Office.

• Vous maîtrisez bien la seconde langue nationale.

• Vous communiquez aisément, faites preuve d'un grand sens des responsabilités.

• Vous êtes enthousiaste, patient et serviable et savez faire preuve d’assertivité tout en restant diplomate.

• Vous aimez le contact social et le travail en équipe mais vous pouvez également travailler en toute autonomie en gérant les priorités.

• Vous respectez les deadlines tout en faisant preuve de flexibilité.

• Vous êtes précis et organisé.

• Vous accordez de l’importance à la discrétion.

Offre

• Nous vous offrons un emploi varié, stimulant et socialement engagé vous permettant de contribuer à la réalisation de solutions informatiques ayant un impact sur la société. « ICT for society » n’est pas notre slogan par hasard.
• Vous recherchez un bon équilibre vie privée - vie professionnelle ? Profitez de nos horaires de travail flexibles et de notre politique de télétravail très étendue.
• Nous offrons de nombreuses possibilités de formation interne et externe vous permettant de perfectionner en permanence vos compétences techniques et vos aptitudes personnelles.
• Nous vous proposons un salaire compétitif, complété par des avantages extralégaux tels qu'une assurance hospitalisation, un plan de pension complémentaire, des chèques-repas, des éco-chèques, un remboursement des frais de déplacement domicile-lieu de travail (vélo, transport en commun), etc.
• Vous profitez via notre plateforme « Benefits at Work » de réductions avantageuses sur diverses marques de mode, d’électronique, diverses excursions et divers séjours de vacances…
• Nous menons une politique d'égalité des chances et estimons notamment que l'égalité salariale est importante.