Contacten over demonstraties en Proof-of-Concept

Informatie voor ondernemingen/bedrijven die een demonstratie van een product/dienst willen geven aan Smals

Smals verleent alleen diensten aan haar leden. Die diensten worden gefactureerd tegen kostprijs. De vzw wordt beheerst  door privaat recht en is dan ook geen overheidsinstelling. De vzw is echter wel onderworpen aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten voor al haar aankopen (werken, leveringen en diensten). Smals is dus een aanbestedende instantie.

Alle opdrachten voor de aankoop van goederen of diensten bij private entiteiten worden toegewezen conform de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Onze onderlinge contacten in dit stadium moeten daarom plaatsvinden:

  • ofwel buiten het kader van elke mogelijke aankoop;
  • ofwel, ingeval een toekomstige aankoop gepland is:
      • hetzij met de nodige voorzorgen om de concurrentie te vrijwaren,
      • hetzij mits aanvaarding van het risico dat u wordt uitgesloten van de toewijzing van de overheidsopdracht.

Contacten mogen niet gezien worden als onderhandelingen voorafgaand aan een aankoop. Onze medewerkers mogen geen commerciële voorwaarden bespreken.

 

Als onze samenwerking in het kader van een demonstratie of Proof-of-Concept (POC) een invloed kan hebben op de toewijzing van een toekomstige overheidsopdracht (bv. door de vereisten te bepalen die zijn opgenomen in een toekomstige bestek of door u informatie te verschaffen die u zou kunnen bevoordelen bij een toekomstige overheidsopdrachtenprocedure) en u  wil voorkomen dat uw kandidatuur in gevaar komt tijdens de daaropvolgende overheidsopdrachtenprocedure, dan moet u:

  • de nodige voorzorgen nemen zodat u eventueel en te goeder trouw de verklaring kunt voorleggen die voorzien is in art. 64 van het K.B. van 15 juli 2011 en waarmee wordt aangetoond dat u geen voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst;
  • aanvaarden dat uitgewisselde informatie die een invloed kan hebben op de oplossingen die uiteindelijk zullen worden onderzocht, meegedeeld wordt aan andere potentiële kandidaten (dit zal alleen gebeuren indien nodig en met maximaal respect voor uw rechtmatige commerciële belangen en voor elke geheimhoudingsovereenkomst die zou zijn afgesloten tussen ons met betrekking tot die POC);
  • aanvaarden dat Smals, het met het oog op het behoud van een level playing field, aangewezen acht om u bepaalde resultaten van de POC niet mee te delen.

Alvast bedankt om hiermee rekening te houden, de informatie door te geven aan uw medewerkers die bij de POC betrokken zijn en ons onmiddellijk te verwittigen als u bezwaar zou hebben tegen een van bovenstaande principes.

Mocht u bepaalde aspecten willen verduidelijken, dan kunnen de partijen overwegen hierover een formele overeenkomst af te sluiten.