Page 10 - symbiose75nl

Het digitaliseringsprogramma van Famiwal in de kijker __

Een première bij Smals: • Installatie van de bureautica-uitrusting van 350 agenten van hebben alles op alles gezet om het tot een succes te maken.
Famiwal: een honderdtal bij de hoofdzetel en ongeveer 250 bij We did it!"
de volledige digitalisering van een instelling de lokale antennes (deze agenten en de lokale antennes ko-
men van de oude federale instelling Famifed) Samenwerking als sleutel tot succes
• Invoering van de website famiwal.be, van het portaal Yann wil graag zijn directe collega’s Laurent Deleers, Anne
Op 1 januari 2019 werden de kinderbijslagen geregionaliseerd. In het kader van de overdracht myFAMIWAL en van het intranet van de instelling Sprimont en Sébastien Dicque bedanken die hem bijstonden
van bevoegdheden van het federaal naar het regionaal niveau is de caisse publique wallonne • Enz. bij het beheer van dit programma alsook de teams van Smals,
Famiwal ontstaan. Het Agence pour une Vie de Qualité heeft aan Smals de coördinatie van het "Het programma was zeer complex, zeker omdat we afhingen van zowel intern als bij de klant, die het heel druk hadden. "De reden
digitaliseringsprogramma van deze nieuwe instelling toevertrouwd: van businesstoepassingen tot derden voor het beheer van bepaalde aspecten, preciseert Yann. waarom we een programma van dergelijke omvang konden
de uitrusting van het nieuwe gebouw. Een reusachtig en atypisch project waarover Yann Lebrun, De beschikbare tijd voor ons eigen werk werd dus flink ingekort. realiseren, was de kwaliteit van onze samenwerking."
adjunct Chain Service Manager, ons meer vertelt. Het einde van 2018 was zeer druk, maar de teams van Smals Interview: Nancy Boodts

Foto: Yann Lebrun Het standpunt van uitgevoerd in de acceptatieomgeving. Ik neem graag het beeld

van een lichtslinger: gekoppeld aan het Famifed-stopcontact
enkele actoren van het
werkte ze maar toen we ze uittrokken en aansloten op de
programma Famiwal-omgeving ontdekten we dat bepaalde lampen niet
brandden. We moesten dus uitzoeken waarom. Aangezien de
regionalisering van kracht ging op 1 januari 2019 begonnen

Françoise Abad onze medewerkers op 2 januari te werken met de Waalse
tool Itinera. Ik ben zeer tevreden te kunnen zeggen dat we alle
Gonzalez, Foto: Yann Lebrun moeilijkheden op anderhalve dag hebben opgelost. Op 3 janua-
directeur- ri in de namiddag konden we al op een normale manier werken
generaal van op onze nieuwe omgeving.
Famiwal
• De verzending van de welkomstbrief naar de families
Hoe is het project om hen de nieuwe contactgegevens van hun dossierbeheer-
verlopen? ders mee te delen was een andere uitdaging van formaat.
"Gezien de omvang Onze business bestaat uit het uitbetalen van de kinderbijsla-
van het werk, de con- gen, maar we hebben ook veel contacten met het publiek via
Het IT-team van Famiwal. Van links naar rechts: Laurent Deleers, Aïssa Zidani, Eric Vilain, Dino Benazzi, Sandra Farina, Christophe Es Sehili, text waarin we gewerkt telefoon of mail. De communicatie met de begunstigden bezet
Yann Lebrun, Grace Canlas, Patrick Missa, Murielle Floryns, Sebastien Dicque, Jean-Philippe Rolland, Antoine Ferain, Pierre-Jean Dogné, hebben en de korte tijd- een strategische plaats bij ons. We moesten de verzending van
Alain Semal, Domenica Testa, Julien Gysen, Thierry Leurent, Nicolas Van Herrewege, Jean-Christophe Osaer (gehurkt vooraan).
Afwezig: Patrick Alin, Sophie Dohy, Jef Wauman. spanne die we ter beschikking hadden, kan ik zeggen dat het 180 000 brieven voorbereiden. De database en de toepas-
project ZEER GOED verlopen is. Toen we begonnen samenwer- sing ontvingen we op 14 december 2018. De Smals- en
In november 2017, toen Een multidimensionaal programma ken met Smals was er minder dan een jaar de tijd om niet enkel Famiwal-teams hebben onafgebroken gewerkt tussen 14 en
Jean-Luc Vanneste Aangezien de oprichting van Famiwal nog bezig was, werden de de transfer van een betaaltool te realiseren maar ook de volle- 31 december - ook tijdens de weekends - om te controleren
(Managing Director ICT directieposten pas laat voorzien. De informaticadirecteur bijvoor- dige digitalisering van de Waalse publieke kas. De werf was of de migratie van de database correct verlopen was, om alle
& Operational Services) beeld is aangekomen in december 2018. ENORM!" opgespoorde fouten op te lossen en de nodige acties voor het
hem aangeduid heeft om Smals hield zich op die manier bezig met alle aspecten die Hoe verliep de samenwerking met Smals? "De samenwer- drukken en verzenden van de brieven tot een goed einde te
dit project te coördine- direct of indirect te maken hadden met de digitalisering van de king ging vlot. Vanaf het begin hebben Yann Lebrun en Laurent brengen. Van de verschillende gewesten waren we de eersten
ren, dacht Yann Lebrun instelling: Deleers zeer goed rekening gehouden met onze functionele be- om deze brieven te versturen.
zich bezig te houden met • Installatie van de onderliggende infrastructuur hoeften en businessbehoeften. Ze hebben snel een realistische • We hebben met succes de eerste slotbetalingen uitgevoerd
Foto: Laurent Deleers nesstoepassing Itinera, • Overname, aanpassing en deployment van de business- worden en hebben ons geholpen om de taken op te delen qua boortepremies, van toeslagen voor kinderen met een handicap,
die doorheen de maand worden gedaan: betalingen van ge-
de migratie van de busi-
visie opgesteld van de hoeveelheid werk die er gedaan moest
toepassingen
etc.
die gebruikt werd door
prioriteit. We zijn zeer blij dat ze ons begeleid hebben, want we
• Definitie van de scan- en archiveringsprocessen
Famifed (het federale
agentschap voor de kin- • Ontwerp van de organisatie van de informaticadienst hadden niet voldoende interne resources om voor de transfer en/ • Maar onze grootste uitdaging was de betaling van de kin-
of de ontwikkeling te zorgen van de cruciale aspecten zoals het
derbijslagen aan alle begunstigden op 8 februari 2019. De
• Definitie van de IT-profielen en deelname aan de aanwerving
derbijslag) voor de uitbetaling van de kinderbijslagen. Al snel ervan beheer van het informaticapark, de telefonie en de businesstoe- families die een rekening hebben bij een andere bank dan
merkte hij dat de scope veel breder was. Er moest, in iets minder • Voorziening en opvolging van het budget van het digitaliserings- passing Itinera." Belfius hebben hun kinderbijslag ontvangen op maandag 11
dan een jaar tijd, een nieuwe overheidsinstelling gedigitaliseerd programma in plaats van op vrijdag 8 februari. Deze vertraging is het ge-
worden... En deze moest dan ook nog eens opgericht worden! • Definitie van het werkingsbudget van de instelling en van de Wat zijn de belangrijkste uitdagingen die u moest aan- volg van de transfer tussen banken onderling en deed zich voor
“Smals had deze taken al grotendeels apart uitgevoerd, legt operationele beheersprocessen gaan? "Het zijn er veel, en nog grote ook: ondanks onze voorafgaande controles. Het is een gekend pro-
Yann Lebrun uit, maar ik denk dat het toch een première was • Deelname aan de definitie van de visie van de instelling in • We zijn erin geslaagd om de federale Famifed-omgeving in bleem en de vertraging bij de betaling van de kinderbijslagen
om ze allemaal tegelijk onder handen te nemen! Ik kon rekenen samenwerking met de directie ter plaatse korte tijd, en met weinig testen dus, over te schakelen naar is geenszins een uitzonderlijke gebeurtenis. Een probleem dat
op de coaching van mijn CSM Catherine Schoetter, waarbij ik • Coördinatie van de technische installatie en telecom van het de Waalse Famiwal-omgeving. Dat heeft heel wat stress uitvergroot werd. Een jaar geleden stonden we voor zo’n grote
toch zeer zelfstandig te werk ging. Echt een interessant project!” met zich meegebracht, ook al hadden we vooraf al testen berg werk en kwamen we zoveel hindernissen tegen dat als
nieuwe gebouw

SYMBIOSE 75 | 04.2019 10 SYMBIOSE 75 | 04.2019 11