Administrative Officer Facilities

Functiebeschrijving

Als Administrative Officer Facilities ondersteun je onze medewerkers van Facility en Gebouwen. Je stelt bestekken, aanvragen voor offertes en bestelbonnen op. Je kijkt tevens de facturen na.

Concreet sta je via e-mail in contact met leveranciers en klanten, je controleert de facturen en je stelt interne facturen op, je verifieert budgetten en contracten, en je bereidt rapporten voor. Je maakt ook bestanden aan en waakt ervoor dat ze volledig en correct zijn. 

Tevens fungeer je ongeveer 40 dagen per jaar als back-up voor de receptionist(e): zo is er continue ontvangst verzekerd.

Je zorgt voor het opnemen en doorschakelen van de telefoon (interne en externe gesprekken), je ontvangt klanten, bezoekers, leveranciers en kandidaten, je reserveert parkeerplaatsen, enz.

Profiel

Je behaalde een Bachelordiploma en bent polyvalent inzetbaar. Je werkt op een georganiseerde en geplande manier.

Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel en zorgt ervoor dat iedereen, indien nodig, op tijd wordt geholpen.

Je bent punctueel en resultaatsgericht.

Je hebt een goede kennis van Excel en Word.

Je hebt een goede kennis van het Frans.

Aanbod

Bij Smals bouw je mee aan complexe ICT-services die een rol gaan spelen in de hele samenleving. Zowel in application development als in ICT infrastructure of ondersteunende diensten is opleiding, specialisatie en carrière mogelijk. ICT for Society wordt daarnaast geflankeerd door een nadrukkelijke balans tussen werk en leven, marktconforme lonen, een hospitalisatieverzekering, 2e pensioenpijler, maaltijdcheques en telewerk. Smals betaalt het openbaar vervoer 100% terug en zorgt voor maximaal bereikbare kantoren. Bovendien voert Smals een gelijkekansenbeleid.