E-mail management

Besoins et solutions

Les entreprises et les institutions sont confrontées depuis plusieurs années à un accroissement significatif de l'utilisation de la messagerie électronique. Cet accroissement du nombre de messages envoyés et reçus pose plusieurs défis: traitement des messages indésirables (spam) ou potentiellement dangereux (virus, phishing), performances des serveurs de messagerie, explosion du volume de stockage nécessaire, obligation de conserver (et de pouvoir aisément retrouver) les messages sur des périodes plus ou moins longues (notamment pour des raisons légales), partage de l'information contenue dans les e-mails et gestion de cette information. Ce dernier point n'est pas à négliger. En effet, il apparaît qu'une partie importante des e-mails échangés aujourd'hui ont un contenu qui peut être riche en connaissances informelles et non structurées.

Ces défis imposent désormais aux entreprises et institutions de gérer le courrier électronique d'une manière plus systématique qu'elles ne le faisaient dans le passé. Cette présentation aborde les différents aspects d'une gestion des e-mails. Tout d'abord, on explique, à un niveau général, les contraintes et les avantages d'une telle gestion; ensuite, ses différents composants sont présentés plus en détail. On commence par exposer les éléments constitutifs de la gestion de la sécurité de la messagerie électronique, en insistant sur les développements récents concernant l'authentification de l'origine des messages. Ensuite, on en vient à la problématique de la gestion du contenu des e-mails, problématique liée à celle de la classification et de la recherche des e-mails; des traitements différents sont proposés pour les e-mails de "type business" et les e-mails de "type know-how". Enfin, on aborde les questions relatives à l'archivage et au stockage des messages. La présentation se termine par des recommandations de "bonnes pratiques".

L'extraordinaire croissance de la messagerie électronique au cours de ces dernières années nous oblige à faire face à un certain nombre de nouveaux défis

• sécuriser nos réseaux informatiques pour lutter contre les virus, spams et autres effets indésirables,
• rationaliser les back-ups et archivages,
• respecter les nouvelles contraintes légales qui découlent de l'assimilation des e-mails à des « records » au même titre que d'autres documents,
• gérer au mieux le know-how dont une grande partie est aujourd'hui disséminée dans l'ensemble des messages.

Infosession e-mail management par H. Haut et M. Laloy (2,11MB)